Egészség és a Betegség
1. Megértse szerepeiket és felelősségüket. A tanúsító tisztviselők felelősek annak biztosításáért, hogy a kormány csak az átvett és a szerződésnek megfelelő árukért vagy szolgáltatásokért fizessen. Ez azt jelenti, hogy a tanúsító tisztviselőknek alaposan ismerniük kell a szerződési feltételeket, valamint az alkalmazandó törvényeket és rendelkezéseket.
2. Legyen olyan rendszer, amely ellenőrzi az áruk vagy szolgáltatások átvételét. A tanúsító tisztviselőknek rendelkezniük kell egy olyan rendszerrel, amely ellenőrzi, hogy az árukat vagy szolgáltatásokat megkapták-e, mielőtt igazolják a számlát a fizetéshez. Ez magában foglalhatja az eladóktól a szállítás igazolásának megkövetelését, vagy maguknak az áruknak vagy szolgáltatásoknak a vizsgálatát.
3. Győződjön meg arról, hogy az áruk vagy szolgáltatások megfelelnek a szerződésnek. A tanúsító tisztviselőknek azt is biztosítaniuk kell, hogy az áruk vagy szolgáltatások megfeleljenek a szerződéses előírásoknak. Ez magában foglalhatja az áruk vagy szolgáltatások minőségének, valamint mennyiségének ellenőrzését.
4. Szerezze be és tekintse át az összes szükséges dokumentációt. Az igazoló tisztviselőknek be kell szerezniük és át kell tekinteniük az összes szükséges dokumentumot, mielőtt hitelesítik a számlát a fizetéshez. Ez magában foglalhatja a számlát, a szerződést, a beszerzési rendelést és minden egyéb vonatkozó dokumentációt.
5. Minden tranzakció nyilvántartása. A tanúsító tisztviselőknek nyilvántartást kell vezetniük minden tranzakcióról, beleértve a számlákat, szerződéseket, beszerzési megrendeléseket és minden egyéb vonatkozó dokumentációt. Ezeket a nyilvántartásokat a vonatkozó törvényeknek és előírásoknak megfelelő ideig meg kell őrizni.
E lépések követésével a tanúsító tisztviselők segíthetnek megelőzni az anyagi felelősséget, és megvédhetik a kormányt a pénzügyi veszteségektől.