Egészség és a Betegség
Általános hüvelykujjszabály szerint a legjobb, ha legfeljebb 2-3 perc elteltével bejelentkezik az ügyféllel. Ennek az az oka, hogy az emberek néhány percnél hosszabb várakozás után türelmetlenné válnak, és úgy érezhetik, hogy az idejüket nem értékelik.
Vannak azonban olyan esetek, amikor elfogadható lehet hagyni, hogy az ügyfél 3 percnél tovább várakozzon. Például, ha az ügyfél tudatában van annak, hogy sokáig kell várni, vagy hajlandó várni, hogy egy adott személlyel beszélhessen, akkor elfogadható lehet, hogy tovább várjon.
A várakozási idő hosszán kívül fontos figyelembe venni a nyújtott ügyfélszolgálat minőségét is. Ha az ügyfél rendszeresen tájékoztatást kap a hívása állapotáról, és udvariasan és tisztelettel bánnak vele, akkor nagyobb valószínűséggel hajlandó tovább várakozni a tartásban.
Végső soron a legjobb módja annak, hogy meghatározzuk azt a maximális időtartamot, ameddig az ügyfélnek várakoztatnia kell, ha teszteli a különböző várakozási időket, és megnézi, mi működik a legjobban az Ön vállalkozása számára. Az ügyfelek visszajelzéseinek és elégedettségének nyomon követésével jobban átláthatja, mennyi ideig hajlandóak várakozni az ügyfelek, és ennek megfelelően módosítani tudja.
Íme néhány további tipp a tartásban lévő ügyfélhívások kezeléséhez:
- Ügyeljen arra, hogy reális tartási időt állítson be. Ha tudja, hogy hosszú várakozási időre lesz szüksége, lépjen kapcsolatba az ügyféllel, és tudassa vele, mennyi ideig várhat.
- Ajánlja fel az ügyfélnek a visszahívás lehetőségét. Ha az ügyfél nem engedheti meg magának, hogy várakozzon, engedje meg, hogy visszahívást kapjon, amikor sorra kerül.
- Frissítéseket küldhet az ügyfélnek a hívása állapotáról. Ez segít tájékoztatni őket, és csökkenteni fogja frusztrációjukat.
- Legyen udvarias és tiszteletteljes az ügyféllel. Ez akkor is fontos, ha nyomás alatt áll.